Offertes aanmaken

Offertes aanmaken

You are here:
← All Topics

Deze pagina geeft een uitleg over de functionaliteit offerte. Offertes zijn vaak de basis van een verkoop. De klant wil immers eerst weten wat het kost voor hij overgaat tot aankoop. Verder willen klanten ook wel eens weten wat er allemaal aan producten en/of diensten moeten worden aangeschaft om te komen tot een oplossing die voor hem geschikt is.

Ook in Athena heeft u de mogelijkheid om snel en eenvoudig offertes te maken voor uw klanten. Een offerte opmaken kan nog sneller wanneer u uw stamgegevens goed op orde heeft. Hoe meer gegevens worden ingevoerd bij uw artikelen en uw leads/prospects/klanten hoe eenvoudiger het is om een offerte op te stellen. Bij volledige vulling is het meer een kwestie van selecteren en aantallen invullen dan echt gegevens invoeren.

Ook is het mogelijk om de offerte om te zetten naar een order of (in geval van bijvoorbeeld diensten) direct naar een factuur.

Aanmaken

Voor het aanmaken van een nieuwe offert kunt u rechtsboven in beeld meteen kiezen voor een nieuwe offerte:

offerte-aanmaken
Snel een offerte aanmaken

Een tweede manier is om eerst naar de lijst met offertes te gaan. Dit kan via het menu [Verkoop / Offertes]. Dezelfde menu optie is ook te benaderen via [Factuur / Offertes].

offerte-lijst
Lijst met offertes

Hier heeft u de mogelijkheid om offertes te openen die u eerder heeft aangemaakt. Tevens kun je hier met de nieuw knop natuurlijk ook een nieuwe offerte aanmaken.

In het Offerte – Nieuw scherm moet u eerst opgeven voor welke relatie u een offerte wilt maken. Dit kan een relatie zijn van type lead of prospect en hoeft dus nog geen klant te zijn.

offete-nieuw
Een nieuwe offerte aanmaken

Wanneer de klant nog niet in het systeem staat is het nodig om de klantgegevens aan te maken. Vanuit offerte nieuw is het mogelijk om direct naar het klant aanmaken scherm te gaan door achterin het klant veld op de + knop te drukken. Heeft u de klant al aangemaakt dan kunt u die in het klantveld selecteren.

Het is ook mogelijk in Athena om veel verkochte samenstellingen te maken met behulp van templates. Dit betekend dat u van te voren een set aan regels kunt maken die automatisch worden aangemaakt bij het aanmaken van een nieuwe offerte, waarbij u dit template selecteert.

De offertedatum wordt standaard gevuld met vandaag en de datum verlopen wordt standaard gevuld met de offertedatum + het aantal dagen in de instelling Offerte – Verlopen (te bereiken via [Systeem / Instellingen] in de facturen-tab.

Verder kunnen er nog extra eigenschappen worden meegegeven zoals onze referentie en uw referentie. Deze worden doorgaans gevuld met respectievelijk uw naam en de naam van de hoofdcontactpersoon van de klant. Daarnaast kunt u nog interne opmerkingen kwijt en een extra tekst die ook op het officiële offerte document naar voren komt (wanneer geselecteerd). Ten slotte is het mogelijk om een betalingsconditie te selecteren, die later automatisch kan worden doorgezet naar de factuur.

Na het opslaan van de offerte wordt deze aangemaakt met (in geval van template) of zonder regels.

Regels aanmaken

Nu u de offerte heeft aangemaakt ligt er nog de taak om te specificeren wat u gaat aanbieden (indien niet gekozen voor een template of een kopie van een andere offerte). Dit kunt u doen door in het offerte bewerken scherm onderin het scherm naar de regels lijst te gaan en hier rechts bovenin op het + knopje te klikken.

Offerte regel nieuw
Nieuwe offerte regel

Na het selecteren van het gewenste artikel worden ook hier een aantal zaken overgenomen uit de stamgegevens. In dit geval vanuit de stamgegevens van het artikel. U krijgt informatie te zien over de huidige voorraad en eventueel leveranciers die zijn ingesteld voor dit artikel (waar u het kunt bestellen en tegen welke prijs). Omschrijving, prijs, eenheid en BTW code worden overgenomen van het artikel en kunnen naar wens hier nog worden aangepast. Rechts heeft u de mogelijkheid om een korting weg te geven. Als laatste is het ook mogelijk om een artikelregel toe te voegen met alleen maar een tekst. Dit noemen we ook wel een tekstregel. Om dit te doen dient u alles behalve de omschrijving leeg te laten.

Verdere offerte acties

Nadat u de regels heeft toegevoegd aan uw offerte heeft u in het Offerte bewerken scherm nog een aantal mogelijkheden die u kunt toepassen. Dit zijn de knoppen bovenin het scherm:

Offerte knoppen
Offerte knoppen

De extra opties bij offerte bewerken zijn:

  • Afdrukken: dit geeft u een PDF van uw offerte
  • E-mail: direct de offerte versturen via het systeem
  • Order: omzetten van de offerte naar een verkooporder
  • Factureren: omzetten van de offerte naar een verkooporder
  • Kopiëren: de volledige offerte kopiëren naar een nieuwe offerte
  • Vervallen: de offerte laten vervallen
  • Verwijderen: de offerte verwijderen uit het systeem

Dan helemaal rechts bovenin kunt u ook regels aanmaken aan de hand van historische regels gebaseerd op eerdere offerteregels of eerdere verkooporderregels.